POP3 czy IMAP oto jest pytanie

Wielokrotnie zadawano mi je, na pozór bardzo proste. Odpowiedź często wcale nie jest taka oczywista jak mogło by się wydawać na pierwszy rzut oka. Ten temat powstał w 100% z życia, kiedy klient zadał mi takie pytanie:

Dlaczego na żadnej ze skrzynek na serwerze nie ma wiadomości starszych niż 2 tygodnie?

Nie każdy rozróżnia sposobów działania serwerów pocztowych, więc wytłumaczę najprościej jak potrafię.

Powiedzmy sobie dość prosto, że z grubsza mamy 2 tryby obsługi poczty. Jest ich oczywiście więcej, ale zazwyczaj większość z nas użytkowników wykorzystuje tylko te 2 rodzaje dostępu, które nazywają się:

IMAP – to coś jakby widok na żywo zawartości konta pocztowego z serwera na „urządzeniu”.

POP3 – ściąga kopie wiadomości do lokalnego magazynu na „urządzeniu”, tam je przechowuje i przetwarza.

Dla zobrazowania takiej sytuacji, załóżmy sobie taki scenariusz jaki występował u mojego klienta:

Mamy jedno konto pocztowe, które skonfigurowaliśmy sobie, ktoś nam ustawił, lub tak już było że w telefonie i na komputerze ściąga nam naszą pocztę e-mail. W smartfonie mamy skrzynkę w trybie IMAP, a na komputerze w trybie POP3.

Teraz, być może nie do końca świadomi korzystamy ze skrzynki w telefonie tak po prostu, sprzątamy ze śmieci, reklam i innych tego typu spamów. Bardzo nam to pasuje, bowiem przecież już tutaj kasujemy od razu i później nie ściągamy wszystkiego na komputer. Aż tu nagle, zupełnie przypadkiem wycinamy ważną dla nas korespondencję, kasując wiadomość na swoim urządzeniu. Oczywiście, ta jednocześnie usuwana jest na serwerze, no bo tak było ustawione. Ktoś od razu powie, „ale można cofnąć i będzie ok”. Ale tu przykładowo właściciel skrzynki nie zauważył co skasował… Oprócz tego przez ponad miesiąc nie uruchamiał komputera, który pobierał całą pocztę.

Jeśli przed tym skasowaniem nie otwierałaś/eś programu pocztowego na komputerze, który skonfigurowany jest w trybie POP3, to nie masz już czego ściągnąć z serwera, bo wiadomość została przecież skasowana wcześniej bezpośrednim dostępem jakim jest IMAP.

Przez zdefiniowany przez administratora serwera czas (zazwyczaj ok. 1 dnia) taka skasowana wiadomość przechowywana jest w koszu skrzynki (do skasowania definitywnego z konta). Jeśli w ciągu tego czasu zorientujesz się o tym co zrobiłeś/aś, to jeszcze nic straconego, bo wystarczy zalogować się do skrzynki pocztowej przez stronę WWW i za pomocą kilku kliknięć przywracamy ważną wiadomość z kosza do skrzynki odbiorczej. Ta pięknie pojawia się w naszym telefonie i możemy ją pobrać na komputer. Sprawa załatwiona.

Oczywiście kwestia ustawień, bo można jeszcze ustawić, aby za pomocą protokołu POP3 również pobierać „kosz” z serwera. Są też inne ustawienia, ale o tym będzie osobny artykuł.

Kiedy to wszystko wytłumaczyłem, dostałem odpowiedź:

To słabo, bo straciłam wiadomości ze skrzynki. Skonfigurowałam jako IMAP i ściągnęło tylko to co na serwerze. Nie wiedziałam ze się kasują… Inaczej do tej pory pracowałam.

Wytłumacz mi jeszcze, jeżeli jest to IMAP, to znaczy że wiadomości starsze niż 2 tyg będą kasowały się również na Outlooku? Czy tylko na serwerze?

W odpowiedzi napisałem:

Program pocztowy skonfigurowałem w taki sposób, aby automatycznie kasował z serwera wiadomości starsze niż 14 dni i/lub po usunięciu z kosza.

Wady i zalety:

Każdy ze sposobów obsługi skrzynki pocztowej ma swoje wady i zalety. Można mieć kilka „urządzeń” czytających pocztę, ale niestety obsługa całości wymaga rozwagi i umiejętnego wykorzystania. Jeśli skasowałaś/eś sobie przypadkiem jakiegoś maila, to jedyne gdzie możesz go szukać, to folder „kosz” i/lub „trash” na serwerze.

Przechowywanie większej ilości maili jest możliwe tylko na komputerze ze skonfigurowanym programem Outlook/Thunderbird/itp., który pozostawia kopie maili lokalnie na dysku twardym. Program pocztowy na komputerze skonfigurowany w trybie POP3, pobiera wiadomość po wiadomości do siebie na dysk twardy pozostawiając kopie na serwerze. We właściwościach konta ustawiłem opcję, aby po 14 dniach od pobrania, usuwa go z serwera pozostawiając wolne miejsce na serwerze dla następnej nowej wiadomości, która dopiero przyjdzie. W ten sposób zadbałem o miejsce na serwerze i ilość synchronizowanych danych za pomocą protokołu IMAP.

Mam nadzieeję, że taki w sumie prosty i prozaiczny przykład rozjaśnił ci czytelniku, na czym tak naprawdę polega obsługa kont pocztowych.